统筹安排 服务大局——对外交流中心连续完成多场会议活动现场服务保障工作纪实

4月11至13日，对外交流中心接连完成3场会议及活动现场服务保障工作，分别为：北京大学第七届教职工代表大会第六次会议暨北京大学第十九届工会会员代表大会第六次会议（下称“双代会”）、北京大学党纪学习教育动员暨2024年深化全面从严治党工作会议（下称“党纪学习教育会议”）、第三届中国移动“梧桐杯”大数据创新大赛暨大数据创客马拉松大赛全国总决赛（下称“梧桐杯”大赛）。

三场会议活动于英杰阳光厅举行

“双代会”作为团结广大教职工投身学校发展各项事业的桥梁纽带，是学校政治生活中的大事。2015年至今，大会6次在英杰交流中心举行，中心均圆满完成现场服务保障工作，积累了宝贵经验。今年，中心再次承担会议现场服务任务。基于往年经验，会场部严把会前筹备流程，反复检查会场布置、茶水摆放、音视频测试等准备工作。针对主席台颁奖环节服务工作，会场部精准掌握会议日程、反复演练颁奖流程，并就基本站位、托盘行进、行走路线、举止礼仪进行多次彩排，精雕服务细节，确保现场万无一失。

主席台及嘉宾席会场服务

作为学校举办重要会议活动的主要场地，中心始终坚持“快速响应需求、合理统筹会场安排”的服务理念。4月8日，中心接到学校紧急通知，将于12日下午在阳光厅召开党纪学习教育会议。这与寒假时就已预定场地、原计划12日进场搭建的“梧桐杯”大赛产生冲突。中心充分发挥桥梁纽带作用，积极从中沟通协调，并根据双方具体安排于9日上午迅速调整出会场使用方案，并最大量加派服务力量，缩短转场时间，确保党纪学习教育会议和“梧桐杯”大赛的顺利举办。

阳光厅不同布置形式

4月11至13日，除3场会议活动的现场服务保障工作外，中心还需兼顾二层8个会场的常规服务。3天时间、10场活动、11个场地、3次场地更换，可谓是时间紧、任务重、要求高。而这仅是春季学期开学以来交流中心服务近600场次会议活动的一个缩影。面对每一次挑战，中心提前部署安排、有效保障会议场地的顺畅运行，服务于学校大局。未来，中心将继续在会场服务中注重提升服务意识，使需求各有侧重的会议都能够达到理想的效果，对不同类型和规格的会议提供具有针对性的场地服务，完成学校交予的重要服务保障工作任务，为学校建设世界一流大学进程贡献“英杰”力量。