共襄文明盛会 同话未来繁荣——对外交流中心助力北京论坛（2023）成功举办

2023年11月3日至5日，由北京大学、北京市教育委员会和韩国崔钟贤学术院联合主办，联合国教科文组织支持的北京论坛（2023）圆满举办。本届论坛以“文明的和谐与共同繁荣——传承与互鉴”为主题，邀请多位全球知名人士和学者，为促进世界文明和谐和人类共同繁荣贡献真知灼见。11月4日，论坛开幕式于钓鱼台国宾馆隆重举行。来自国内外的近600位专家学者济济一堂，呈现了一场思想碰撞和智慧交融的盛会。

 

北京论坛（2023）开幕式在钓鱼台国宾馆举行

对外交流中心承担本届论坛的会务工作，圆满完成了论坛整体会务方案策划工作，涵盖参会者报到、餐饮、住宿、交通及论坛的场地布置、设计制作、设备搭建等具体安排，尤其在开幕式人员车辆信息报备、入场安检引导等应急处理工作方面发挥积极作用，为论坛的顺利召开提供坚实保障。

主动作为 积极应变

今年是北京论坛创办20周年，也是三年疫情后首次举办的线下论坛。作为北京大学主办的持续时间最长、规模最大、影响力最广泛的国际性论坛，北京论坛以“文明的和谐与共同繁荣”为总主题，经过20年的发展与积淀，已成为世界范围内具有重要影响力的高水平学术交流平台。对外交流中心基于二十年论坛承办工作经验，充分发挥主动性，提前做好规划布局，及时配合场地协调与交通组织变化需要。

  

钓鱼台国宾馆、校内、博雅国际酒店背板搭建

 

道旗、路引搭建

考虑到会场众多且位置分散，中心事先对同时进行的16个分论坛场地进行实地踏勘，多次调整道旗悬挂方案，精心设计路引等指引装置摆放路线，合理安排引导并优化布置，实现整体氛围烘托营造。会场布置方面，英杰交流中心楼内先后举办八个平行分论坛及论坛闭幕式。中心根据各分论坛主题制作搭建背景板、立式展架、X展架等，并提前与城环学院、民主楼等分论坛场地主责人员沟通，提供英杰外分会场搭建支援。同时，借助多年来成熟的志愿者招募和培训体系，中心完成50多名会务志愿者的招募及培训工作，细致落实现场报到、车辆停放、嘉宾引导、PPT收集与播放、会场秩序协调、现场紧急情况处理等各方面工作。

 

志愿者培训及现场引导

志愿者团队

本届论坛会务工作的诸多“变数”对团队的应变能力和抗压能力带来考验：会前一个月，论坛参会者用餐及住宿地点由原定的校外酒店，改为学校周边酒店及餐厅，所涉及场地涵盖钓鱼台开幕式会场、校内及校外十余个院系分会场、两家酒店、三处餐厅等，中心迅速配合完成了用餐及交通方面相应分流、引导方案的调整。会场安排方面同样“多变”：开幕式前两天，论坛增加重要会见安排，场地多次调整，中心及时完成场地桌椅和背板布置，配合完成彩排工作需要；会期第二天，由于参会者人数远超预期，中心及时协助分论坛更换会场，并加急制作背板、增设茶点。

 

临时更换会场

多方配合 周密组织

大到各会场需求的整理汇总、多个酒店及餐厅的需求对接、各类搭建制作的设计与落地，小到多次用餐的具体安排、交通路线的分流设计及车辆安排…对外交流中心充分发挥桥梁作用，与校内外多家单位完成了周密的组织对接工作。

中心充分争取校外单位的支持。开幕式会场方面，在满足会议场地及安全管理的前提下，做好解释配合。论坛筹备前期，中心多次前往钓鱼台国宾馆进行踏勘，积极沟通协调优化简化参会者入园流程，配合完成入园报备表单的汇总整理及更新，并在开幕式当天与相关部门积极沟通，及时报备新增人员信息以确保顺利进场。此外，北大博雅国际酒店快速响应住房需求变化，为论坛参会者住宿提供了强有力的支持。

  

中关新园和博雅国际酒店精心布置宴会现场

北京论坛的会务工作一直是在会议中心的支持下各兄弟单位齐心协力、密切配合。中关新园和勺园作为论坛指定住宿及宴会酒店，提供了舒适的客房，以独具有中西结合特色的餐食、周到贴心的服务、具有北大特色的宴会布置，给与会人员带来舒心难忘的就餐体验；百周年纪念讲堂为论坛特别活动提供场地，积极配合相关协调安排，会议中心各单位相互配合，团结一致，以热情专业的服务助力这场深秋的学术盛宴向世界铺陈更美的图景。

二十载风华，北京论坛已经淬炼成一个闪耀的文化品牌。本届论坛见证了对外交流中心服务保障北京论坛的第二十个年头，也为中心会务承办进一步积累了宝贵经验。中心将继续探索会务筹备的新方法、新思路，为北京论坛未来盛会贡献力量，也为学校加速推进新一轮“双一流”建设、建设世界一流大学继续添砖加瓦。