快速响应，高效协作——对外交流中心完成多项国际交流活动服务实践

近期，学校多场国际交流会议与活动在英杰交流中心举行，对外交流中心会议服务团队在于11月21日至24日期间先后为5场重要的国际交流活动提供会场服务，分别是：世界经济论坛创始人兼执行主席克劳斯·施瓦布北京大学演讲会暨名誉教授授予仪式、北京大学学生海外学习暨港澳台教育交流展、“回首百年·初心不变”—中法百年留学座谈会暨图片展、中法高级别人文交流机制第六次会议、中法碳中和中心启动仪式等多场重要会议活动服务任务。

 

服务世界经济论坛创始人兼执行主席克劳斯·施瓦布北京大学演讲会暨名誉教授授予仪式

 

“回首百年·初心不变”—中法百年留学座谈会暨图片展会场布置

 

北京大学学生海外学习暨港澳台教育交流展活动现场

 

中法高级别人文交流机制第六次会议现场

 

中法碳中和中心启动仪式现场

快速响应场地调整。在11月23日至24日的两天时间内，交流中心迎来在英杰会场相继举行的三场重要会议活动：“回首百年·初心不变”—中法百年留学座谈会暨图片展、中法高级别人文交流机制第六次会议、中法碳中和中心启动仪式。为做好多场不同类型会议活动的服务接待，交流中心紧密配合主办单位需求，合理规划使场地布置搭建和使用时间；短时间内保障了从“剧场式”到“展览式”再到“会谈式”不同形式要求，高效协作完成有针对性的场地布置和服务工作。

 

会场布置

精准把握服务流程。根据中法高级别人文交流机制第六次会议安排，交流中心需要配合会议流程中5分钟内完成5次签约环节、2次揭幕雕像移动等多项指定动作。工作团队精准了解会议流程，充分调动团队临场应变与协作配合能力，恰当把握会议对主席台场型变化的时间节点要求，配合会议进程，分秒不差进行桌椅、设备、道具等会议物品定点位置调整，实现会议流程环环相扣，确保会议现场效果。

 

 

会前彩排

 

会场服务

紧密协作保障需求。本次活动到场嘉宾较多，交流中心提前部署规划，明确岗位分工与服务程序；团队成员紧密协作，有序进行贵宾室现场服务。完成每场次贵宾室接待任务后，及时高效进行场地整理与下一场次备场工作，满足参会领导、嘉宾多场次会见需求。

在学校“以开放促一流，与世界共发展”的国际战略背景下，交流中心将继续致力为学校对外交流活动和学术文化交流搭建优质平台，为学校全方位深入推进教育对外开放合作、推进办学治校各项事业高质量发展提供专业会议服务保障。