对外交流中心圆满完成北京大学2020年开学典礼系列服务工作

9月20日上午，北京大学2020年开学典礼在五四体育场举行。根据学校统一部署，对外交流中心承担开学典礼主席台和贵宾室服务工作。

 

开学典礼现场

规范执行典礼服务

交流中心多年一直承担着学校开学典礼和毕业典礼服务任务，在工作中逐步形成典礼服务规范。今年开学典礼由2020级本科、硕士、博士新生共同参加，在五四体育场举行。为在户外搭建的典礼主席台和五四体育馆售餐处南侧临时布置的贵宾区域做好服务，交流中心面临多重考验。工作团队在以往典礼服务经验的基础上，结合场地环境特点、硬件设施情况，合理规划布置场地、细致清洁环境卫生、制定详尽的工作流程，为典礼提供了高质量的服务。

 

典礼服务现场

 

贵宾区域服务

及时应对现场突发情况

及时应对突发情况是现场工作的关键。在典礼服务中，会议中心领导现场指挥、统筹调度，交流中心工作团队人员岗位分工明确、执行力强，形成完善的层级任务执行体系。

因开学典礼首次在五四体育场举办，贵宾室选择成为一大难题。典礼举行前一天晚上8点，由于部分参会嘉宾行动不便，学校决定将贵宾室从五四体育馆的二层移至一层。得到通知后，会议中心张胜群主任、李榕副主任迅速带领交流中心服务团队赶赴现场，在学校其他单位的支持配合下，搬运出食堂桌椅，搭建背景板，布置扶手椅、茶几、茶歇台等。经过大家共同努力，晚上10点，顺利将售餐处南侧一隅布置为符合典礼需求的贵宾区域，完成布局重塑任务。

 

紧急布置完成的贵宾区域

在典礼贵宾区域服务的同时，交流中心也为国家大剧院和北京大学战略合作签约仪式提供了会场服务。会前一天，综合考虑交通与距离因素，学校决定将原定于英杰交流中心月光厅举行的签约仪式，全部转移至新闻与传播学院会议室。交流中心迅速应对临时变动，第一时间预约厢式货车入校，及时将会议桌椅、背景板等会议所需物资搬运至新场地，跟进落实服务细节，进行会场布置，完成了签约仪式服务工作。

 

签约仪式会场布置与服务

多项服务工作齐头并进

在开学典礼的同时，交流中心还承担多项服务任务。一方面在学校安排下，一位著名教授在典礼当日前往帕卡德公寓了解情况并决定近日入住。交流中心立即开展帕卡德公寓卫生清洁、场地硬件设施设备的详细检查与维修等工作，为教授在公寓入住与办公做出精心准备；另一方面，九月开学季正是英杰会场使用密集期，在准备典礼服务的近一周，包括华为公司-北京大学专家座谈会、北京大学国防教育主题团日活动座谈会在内的多场重要会议，以及院系开学典礼、毕业生招聘会等活动在英杰交流中心举行，阳光厅呈现上、下午及晚上满负荷运转的状态，甚至在学校开学典礼的当天，英杰会场还在为五场会议提供服务。交流中心重视人员和岗位分工，进行周密工作安排，保证各项会议活动的顺利举行。

 

阳光厅会场活动

随着学校双一流建设不断推进，对外交流中心的每一名成员将继续以良好的精神状态和饱满的热情，持续为搭建学术交流平台贡献力量。