数智赋能，精简笃行——对外交流中心护航北京论坛2025圆满举办

11月9日，由北京大学、北京市教育委员会和韩国崔钟贤学术院联合主办的第二十二届北京论坛——北京论坛（2025）在北京大学英杰交流中心阳光厅圆满落下帷幕。本届论坛以“数智时代与文明共生”为主题，邀请全球36个国家和地区近400位嘉宾学者共话数智热潮，呈现了一场思想碰撞和智慧交融的盛会。

为深入落实中央八项规定精神，北京大学对外交流中心依托二十余年专业办会经验，以“精简高效、环保暖心”为原则，协助论坛秘书处统筹推进注册报到、布置搭建、住宿餐饮、交通引导、英杰会场等会务保障工作，秉持简约理念与务实高效的作风，用精细化服务为这场国际学术盛会筑牢支撑。

精简办会，践行绿色理念

为响应节约环保号召，本次论坛用餐创新尝试“一人一份”分餐制，以减少自助餐式浪费；联合勺园和教师之家，精简用餐流程，精心打磨菜品与包装，菜品兼顾营养均衡与口味多样，专门设置素食、非素食选项，并用中英双语标注过敏源信息，匹配不同嘉宾饮食需求；包装融入北大元素与论坛主题，既保证简约环保，又让简约用餐更具仪式感。

会场布置打破传统纸质物料为主的模式，增加电子屏等显示载体，核心信息通过电子背板循环播放，既降低资源消耗，又提升信息传递的灵活性。

志愿者招募与管理进一步优化，减少冗余岗位，通过“线上培训+实地演练”相结合的方式，帮助志愿者明确各岗位核心职责，推动团队建立高效协作机制，让有限人力发挥最大效能，实现“少而精”的服务目标。

精准保障，应对多元挑战

开幕式当日遭遇降雨天气，交流中心工作人员提前预判气象风险，筹备足量雨衣并在安检口、会场入口等关键点位有序发放；安检口实行“分批次入场、有序排队”机制，安排专人引导嘉宾完成安检流程，减少现场聚集。针对高龄嘉宾、行动不便者等特殊群体，贴心协助进场安检，在严格落实安保要求的同时，传递人文关怀，让安检环节既安全又暖心。开幕式后，采用“分批分流、错峰运送”模式，通过实时协调车辆调度与人员流动情况，引导嘉宾有序乘车前往餐厅，避免拥堵等待，保障参会体验顺畅高效。

考虑到会议分论坛位于校园5处场地，酒店与餐厅在校园东西两侧，各处场地较分散。中心提前踏勘路线，设计多条步行与班车线路，在沿路醒目位置设置指引标牌，确保参会人员清晰识别、顺利抵达。

为确保所有会议工作顺畅高效进行，组建会场专项技术保障小组，全程值守各会场，实时监测音响、视频等设备运行状态，做到问题发现即处理，保障论坛议程无缝衔接。

本届北京论坛的顺利举办，是对外交流中心践行“精简办会、高效服务”理念的生动实践。从绿色用餐到电子化会场布置，从精准应急到有序调度，中心始终以专业能力和责任担当，将精简环保理念融入会务每一处细节，既保障了论坛的高效有序，又彰显了可持续发展的时代追求。未来，对外交流中心将继续总结经验、优化服务，为北京大学各类国际交流活动提供更专业的会务服务与场地支持，助力学校高水平对外开放与学术交流繁荣发展。