从北大通往世界 ——北京大学对外交流中心二十年历程回顾

去哪里听总统演讲？北京论坛会场怎么走？世界大学生模拟联合国大会在哪开？如果你置身北京大学，这些问题很可能指向同一个答案——英杰交流中心。辉煌的会议大厅、一流的会场服务、频频举办的国内外学术会议与外事活动，使英杰已然成为北大通往世界的舞台。对于很多人来说，“英杰”的名气要比“对外交流中心”大得多。然而人们并不熟悉的是，“对外交流中心”才是英杰这块金字招牌的锻造者。

白手起家

“对外交流中心是为适应北大创建世界一流大学的需要而发展起来的，它是在北大走向世界一流的进程中成长到今天的。”北大会议中心主任范强说。

20年前，随着改革开放掀起对外交流的热潮，北大逐渐受到世界瞩目，很多人都想来看看，却苦无途径。当时主管外事的副校长罗豪才找到陈振亚，对他说：“你做两件事，一是接待好来北大参观访问的人；二是办好国际会议，满足国外与北大合作会议的需求。”1993年，对外交流中心应运而生，负责会议承办、活动组织与外事接待，当时属于国际合作部。1999年，对外交流中心迎来一个重要契机。一方面，学校进行机构改革，对外交流中心从国际合作部独立出来，成为“自负盈亏、独立核算”的单位；另一方面，中心争取到了自己的扎根之地——英杰大楼。

不过，不比今日的富丽堂皇，当年，英杰大楼只是一片等待开发的白墙灰瓦。“一定要把这3000平方米的场地好好利用。”一切从零，百业待兴。面对空荡荡的英杰大楼，时任中心主任的陈振亚喜忧参半。由于改制，中心“自己赚钱养自己”，可英杰大楼里仅中央空调就要花几十万。如果无法盈利，中心可能连工资都发不出。“有钱的时候要想到没钱时咋办。”罗豪才善意地提醒。

“白手起家”说来容易做来难。最初，英杰楼内除了中心还有其他十几个单位，由于没有隔音设备，一楼阳光大厅开会，二楼三楼师生深受噪音之害。有一次，为表抗议，三楼的学生甚至集体敲振暖气片。“最初那几年，我真的非常担心交流中心会站不起来、站不稳或站不久。”回忆往事，陈振亚十分感慨。因为资金紧张，中心只能边运营，边积累，一点点挣，再一点点地投进去。为了采购一批灯具，工作人员专门跑到中山古镇，把中心自己设计的灯具画出来进行订制，短短两天的行程，就以3万元的价格采购到北京市场上要价13万的吊灯。“要做到花单位的钱比花自己的钱还心疼，别在乎别人说你像只铁公鸡。”这是陈振亚控制设施成本的体会。如今，陈振亚已卸任中心主任一职，可“把钱花在刀刃上”这一优良传统却得到继承发扬。中心常用的绿色扶手椅，看起来还很新，其实都用了十几年了，对外交流中心副主任宋玉兰笑称：“想更新升级了，它就是不坏，秘诀就是小问题、早检修”。多年来，本着经济适用的原则，交流中心增添、替换了无数硬件设施。经过装隔音板、封闭楼梯走廊、改造墙面，中心与其他单位相互干扰的问题终于解决。

我搭台，您唱戏

说到对外交流中心的工作，永远离不开一个关键词——会议。2000年，对外交流中心作为一个单位正式加入北大会议中心。“社会上大量会议中心是一个建筑的概念，是对外交流中心的加入，让北大会议中心真正成为能自己办会的‘会议’中心。”范强说。国际会议是学术交流的重要途径，然而组织会议并不轻松，会议策划、接待、住宿、会场服务，甚至语言沟通等等，都需要耗费大量精力。“以前我自己组织会议，整整一年时间在忙碌，严重影响了我的科研和教学。”这不仅是北大数学科学学院胡德焜老师一个人的困扰。市场上大部分会议公司只提供会议期间的服务，这让学者们头疼不已。为解除教授们的后顾之忧，对外交流中心提出“一站式”服务，负责承接学术以外的一切事务性工作，从整体策划到代表联络，全权负责。“我搭台，您唱戏”，中心的人员常常这样形容自己的工作。然而，不同于其他高校内设机构，对外交流中心无法依赖学校财政，没有经济利益就不能生存；另一方面，它也不能像企业一样肆意逐利，作为学校的一员，它必须注重社会效益。如何兼顾经济效益与社会效益？这是中心始终无法回避的问题。

为了营造良好的学术环境，中心几乎婉言谢绝了所有高利润的商业娱乐活动，而对于学校的重要活动，中心会不计成本，全力以赴。中心甚至承办过一个只有300元费用的会议。即使是“赔本”也要坚持社会效益——这就是中心交出的答卷。2001年，70岁高龄的北大生物系教授顾孝城找到交流中心，希望举办一次国际会议，将一大批20年前从北大出国留学、现为顶级生物学家的学者请到北大讲学。但她只有5万元经费，而会议预算高达48万。当时中心正是缺钱的时候，却毅然接受了顾老师的请求。原因无他，只是因为中心觉得这是一件有价值、有意义的事情。幸运的是，会议非常成功，顾老师最后也找到了50万赞助，为表感谢，她将多余的钱全部捐给了中心。“我不认为社会效益就是免费和亏损。眼睛只盯着钱不一定就有钱赚。坚持社会效益，我们的路才能走得更宽更远。”对于社会效益，陈振亚有着自己的理解。事实上，后来的国际电化学会议、北京论坛、全国地质大会主办方都曾在会议结束后，主动给中心增加费用。赠人玫瑰，手有余香。尽管在无数的会议报道中，几乎从没提到过对外交流中心，但中心的口碑已经传开，“到英杰开会我们省心、放心。”

六星级服务
“对外交流中心有中坚的骨干、可爱的员工、清正的氛围，用超乎寻常的执着、虔诚和敬畏之心对待工作。”范强这样评价对外交流中心。中心的核心团队总共才十余人，且都精通一门外语，其中4人通过英语专业八级。这个小小团队，20年来承办组织了500多场国际会议，近300个海外研修项目，接待几十万人，往来英文邮件的交流、收发，外事人员的接待，与国际合作者的策划协商，中心的团队游刃有余，真正当得上“小而精”三个字。对外交流中心承办活动，常常代表的是国家的形象、北大的形象，大家深知，中心的口碑来之不易，毁掉却只需要一次失误。这份荣誉感，让他们对自己的工作分外用心。“我们一直致力于提供‘服务于客人开口之前’的六星级服务。”对外交流中心副主任宋玉兰说，在中心，只要看到有证书，工作人员就主动准备颁奖音乐；会议开始前如果还有空位，他们也会贴心地提醒主办方撤掉椅子、避免尴尬。在英杰你几乎看不到一个闲人，大家都把这里当成自己的家去打理。“有句话叫‘上得了厅堂，下得了厨房’，到我们交流中心可以改为‘接得了总统，修得了马桶。’”对外交流中心现任主任李榕笑着说。

与时代共进步

回顾不是目的，未来才是方向。曾经阳光一强烈就无法看清的PPT幕布，已经换上更先进的LED屏；考虑到国外宾客不习惯携带现金，中心还贴心地开通了全球信用卡的网上支付功能。“社会发展环境决定了我们的事业具有世界性、时代性的特点。”李榕说。如今，中心的对外工作主要包括两个方面：一是通过学术交流、短期研修等民间外交的方式，服务、支持和弥补学校甚至国家的外事外交工作的需要。二是学术会议和学术活动的组织承办，为学校的前沿学术交流提供支持。“我们的很多学术会议和重大活动都向学生开放，我们的初衷也是想让同学们过来看会、有机会参与最前沿的交流。”交流中心副主任王颖说。对外交流中心的服务早已不局限于英杰大楼，他们活跃在学校的各个重大场合。像刚刚结束的第七届全国配位化学学术会议，经过精心策划，中心在邱德拔体育馆营造出理想的学术氛围。“对外交流中心的责任就是满足北大与外部世界互动交流的需求。”李榕说。没有完美，只有创新和进步，这是对外交流中心20年如一日的追求。每年，无数国际政要、学术大师、青年才俊在此交融碰撞，但海量的活动记录中，中心没有一次失误，更没有一次失败。秘诀在哪里？陈振亚的话或许是一个很好的注解：“我们每一次都像第一次承办会议一样认真。”

转眼，对外交流中心已经成立20周年。正如范强所说：“20年来，技术手段进步，团队专业化能力增强，办会整体水平提高，交流中心的每一步都是扎实的。”一路走来，对外交流中心从无到有、从小到大，本着“责任（DUTY），奉献（DEVOTION），精品（DELICACY），发展（DEVELOPMENT），梦想（DREAM）”的5D精神，内外兼修、全情投入，为北大通往世界搭建绚丽舞台。“中心马上要承办一个化学学术会议，规模有5000人。”李榕告诉我们。

时代在进步，对外交流中心也从未停步。20年，一切才刚刚开始。