​携手世界，面向未来——对外交流中心协助学校圆满完成2014年北京论坛会务工作

天高云淡，银杏纷纷，又是一年金秋时节。11月7日至9日，2014年北京论坛就在这最美的季节里，圆满举办。

11月7日上午，本次论坛在钓鱼台国宾馆芳菲厅拉开了帷幕。国务院副总理刘延东宣读了国务院总理李克强的贺信并致辞，联合国秘书长特别顾问约瑟夫•里德带来了潘基文秘书长的视频致辞。在接下来的时间里，三百余名来自世界各国的学者专家与各界领袖齐聚北京，就“文明的和谐与共同繁荣－－中国与世界：传统、现实与未来”这一论坛主题，从国际关系、国家治理、汉学研究、新型城镇化、跨文明交流、都市圈发展等多个角度，探讨文明的和谐与共同繁荣的中国经验，旨在为促进世界学术发展和社会进步做出贡献。

钓鱼台开幕式

北京论坛的成功举办，离不开国际国内各界的大力支持。作为论坛的组织者之一，北京大学对外交流中心协助学校圆满完成了2014年北京论坛的会务工作，为北京论坛贡献了自己的力量。

因时制宜，保驾护航

自2004年北京论坛创办直到今天，十一年来，针对各种不同情况，对外交流中心因时制宜，为各种突发事件做好最充分的应急预案，为北京论坛的顺利开展保驾护航。

2014年11月7日至12日，亚太经济合作组织（APEC）会议在北京举办，会议许多重要活动都在北京各相关场所举办，钓鱼台国宾馆就是其中之一。11月7日，又适逢2014年北京论坛在钓鱼台国宾馆开幕。这就为北京论坛的会务工作者们提出了挑战：如何在保证北京论坛顺利开展的同时，满足APEC会议期间钓鱼台国宾馆的安检高标准、严要求？

为此，对外交流中心做足了准备。本次北京论坛赴钓鱼台国宾馆参加开幕式的代表共计六百余人，其中包括特邀嘉宾、参会者、媒体、工作人员、志愿者等各种不同类型的人员。为保证所有人员按时顺利通过安检，中心的工作人员做了周详的策划并多次踩点规划，按照相关要求确定出了一套完整的人员运送、现场引导和散会疏导的工作方案，使开幕式当天在钓鱼台各个环节的活动都有了细致的安排。为了加快安检通过速度，工作人员通过各种形式不断提醒参会者提前准备好会议相关证件，同时减少随身不必要的物品，这就大大提高了安检效率；此外，交流中心还在从钓鱼台国宾馆北门到论坛会场的路上安排了循环摆渡车，使参会者能够快速顺利抵达论坛会场。

在中心工作人员的努力下，所有人员、车辆在一个小时之内，都按照要求顺利通过了钓鱼台国宾馆的安检环节，相比预计的两个小时，效率提高了整整一倍。所有参会代表，都在规定时间顺利入场。

绿色办会，环保节约

十一年来，对外交流中心一直高度重视北京论坛的会务工作，不断规范会务工作的流程、提高会务工作的质量。今年，中心在努力完善会场安排、校园布置、餐饮提供、住宿预订、志愿者培训、等会务工作的各个细节之外，还圆满实现了绿色办会、节约办会的新要求，这不仅体现出对外交流中心精益求精、追求完美的精神，更为正在北京召开的APEC会议做出了自己的贡献。

为达到绿色办会、节约办会的目标，对外交流中心在综合考量各方面的条件，以及认真听取分论坛承办院系、往年参会代表等各界意见的基础上，出台了有效的措施。北京论坛在钓鱼台国宾馆会场的会议时间从往年的一天减少到了今年的半天，从而降低了论坛开支；论坛期间，在宾馆和会议主会场都特别配备了电脑打印室，有需要的代表可以持U盘去那里打印相关材料，这就省去了不必要的材料打印，从而降低了整体的印刷量；随着中心电子屏设备的不断推广，经中心工作人员的建议，在本次论坛中，往年布置背景板的地方变成了电子屏，从而节约了制作背景板的成本，也使得会场空间可以充分利用。

特别值得一提的，是中心为本次北京论坛参会者而设置的路引。论坛举办期间，中心工作人员在英杰交流中心、与会代表用餐的勺园餐厅，以及与会代表入主的博雅国际酒店之间，设置了多个指向简明清晰、一目了然的路引。这些路引不仅让参会者更加快速、便捷地抵达场地，更促使广大参会者们“放弃”大巴车，步行至相应场地。这样既减少了车辆开支，又推动了绿色出行，既减少了汽车尾气污染，又赏心悦目愉悦了参会者的心情，可谓一举多得。

通力合作，薪火相传

北京论坛的会务工作，需要各部门的相互协调、密切配合。对外交流中心的出色会务工作，与学校各相关部门的支持，特别是会议中心各兄弟单位的配合密不可分。餐饮方面，勺园今年特别更改了餐厅摆台方式、更新了菜单，为与会人员用餐提供更优雅舒适的环境和更可口的饭菜；住宿方面，中关新园更是在全力保障学生分论坛所有参会者的住宿安排的同时，也为相关的注册报到环节提供了更有力的支持。——北京大学会议中心各兄弟单位通力合作，让北京论坛的会务工作得以顺利进行。

 

十一年来，伴随着北京论坛的不断发展，对外交流中心也在不断积累会务工作的经验。每一年北京论坛圆满结束之后，交流中心都会进行总结，为来年的会务工作积赞有益的经验。今年参与论坛会务工作的中心人员中，有近百分之五十的新人。正是由于中心一贯重视经验积累，因此这些第一次参与北京论坛会务工作的成员很快就进入了状态，圆满完成了交给他们的明确分工，共同推动了会务工作的顺利开展。对外交流中心将过去积累的宝贵经验代代传承，在经验的传承中不断发展，开拓进取、薪火相传。

“雄关漫道真如铁，而今迈步从头越”，未来，相信对外交流中心会继续与学校各部门一起，为北京论坛更好的明天而努力奋斗；相信北京论坛将继续为全球各文明之间的平等对话提供坚实平台，为促进文明的和谐与共同繁荣作出更大的贡献！

2015年北京论坛，再见！