对外交流中心圆满完成“第七届全国配位化学会”承办任务

2013年7月28-31日，对外交流中心圆满完成了“第七届全国配位化学会”的承办任务。该会议由中国化学会和国家自然科学基金委员会化学科学部主办，北京大学化学与分子工程学院、北京分子科学国家实验室（筹）和稀土材料化学及应用国家重点实验室承办。会议以“配合物的新功能”为主题，旨在促进中国配位化学研究的发展和创新。会议邀请到国内外相关领域的知名学者、院士，在会场做出了精彩报告。中国化学会理事长姚建年院士，北京大学王杰副校长参加开幕式并致辞。会议还采用了主题报告、分会邀请报告、口头报告和墙报等多种形式，相关企业和科研所也参与了交流。

本次会议规模高达1400人，是北京大学举办的超大型会议之一。会议连续4天在校园内召开，涉及到3个注册地点、8个分会场以及学校教室、餐饮、住宿及保卫等各相关部门的统一协调。交流中心倾全体之力，从去年10月份开始会议筹备工作，终于在7月31日将会议承办工作圆满完成，并取得了主办方及参会代表的高度赞誉。

本次会议规模大、层次高，对中心的承办工作带来了新的挑战，中心也因此取得了几个工作“之最”。首先，交流中心经历了最具挑战性场地安排及布置。由于暑期百周年纪念讲堂进行装修，经过多次研究，中心最终建议主办方将开幕式会场定在邱德拔体育馆主赛场。与召开赛事或开学毕业典礼不同，这是邱德拔体育馆第一次被用于学术研讨场所。为此，中心领导多次带领同事们对邱德拔会场进行了全面细致的实地考察，在体育馆工作人员的配合下，对场馆设施、技术设备、细节配置进行了反复测量和研究，终于成功研讨出一套可行方案。为慎重起见，交流中心还计划了另一套应急方案。辛苦的付出带来了丰硕的成果，7月29日，大会在邱德拔体育馆隆重开幕。开幕式上，巨幅背景板为会议增添了强烈的学术氛围，而超大尺寸的幕布、6500流明的全新投影仪、高水平的音响设置，为所有代表全面、清晰地展示了大会报告人的学术成果。

本次会议，交流中心还取得了最惊人的现场注册效率。面对来自中国大陆、香港、澳门、台湾两岸四地及美国、英国、日本、韩国、新加坡、加拿大、瑞典等七个国家的1400余位代表，交流中心的工作团队在会前反复模拟、完善注册流程，对会议注册工作进行了充足的准备。7月28日下午1点到6点半，短短5个半小时，在高效的团队合作和专业的技术支撑下，交流中心由7个工作人员带领若干名学生志愿者成功完成了1012人的注册工作。从编号查询、信息核对、缴费到资料发放，每个环节都有条不紊，简洁高效，大量节省了参会代表的等待时间，让他们对会议留下了良好的第一印象。

 

同时，交流中心在会议期间提供了最高端的设备支持。在本次会议中，主题报告每个半天要分别在2个会场进行，之后再到会场进行讨论。由于主题报告会场容量有限，为了让更多代表能够直观地听到主题报告，交流中心对共5个主题报告环节完成了全程摄像，并将视频同步投放到其他分会场。这是一个复杂但需要精准设置的技术工程，交流中心在挑战面前迎难而上，有效解决了所有难题，转播分会场的视频、音响效果同主会场相比毫不逊色，使得主题报告取得了圆满成功，也为今后利用小会场容纳大规模会议提出了一个新的解决方案。

除会场、设备、注册等环节外，交流中心也成功攻克了其他各种难题，如1400名代表同时在农园一层用餐的疏通引导，800余份墙报的布置安排等。由于暑假期间，北京住宿情况比较紧张，为确保会议期间代表们能顺利入住，中心与北大周边的三个宾馆同时签署了相关协议，协调代表们的入住日期和房型，解决代表们在入住时遇到的所有问题。其中特别得到了兄弟单位中关新园的大力支持和配合，为会议代表提供了周到细致的服务。

本届配位化学会的成功举办有助于推动我国配位化学领域的发展，展示北大在该研究领域取得的成绩，增进同行间的学术交流，加强协同创新。而作为这样高水平大规模的学术会议的承办方，北京大学对外交流中心根据会议主办方的需求，结合专业的承办经验，准确估计了千人会议的工作难度和重点，提出了切实可行的工作方案和突发问题预案，精确有效地把控现场，使得本次会议最终取得了圆满的成功。