对外交流中心圆满完成“中国化学会第29届学术年会”会务承办工作

8000位代表参会，7000人校内用餐，3200面墙报展示，92家展商参展，平均每日20000瓶水供应和800多次学术报告演讲……。为期四天，盛况空前的中国化学会第29届化学年会于7日在北京大学落下了帷幕。对外交流中心助力“中国化学会第29届学术年会”又一次圆满完成了超大规模学术会议承办任务。

本届年会以“美丽化学”为主题，设41个学术分会场，及11个专题论坛。年会吸引了全国8000多名学者专家和青年学生参会，会议规模和参会人数均创历年之最，也是在北京大学校内承担学术会议参与人数之最。对外交流中心承担了本次会议的全部会务工作，圆满完成了开幕式、会议注册、会场保障、学术展示、展商布展、校内用餐、后勤保障协调等一系列工作，为北京大学承担超大规模学术会议提供全方位的专业会务策划及后勤保障。

8月4日上午，年会开幕式在北京大学邱德拔体育馆隆重举行。本届年会执行主席，北京大学副校长高松院士介绍了年会的执行情况。大会主席、中国化学会理事长姚建年院士致开幕辞，北京大学校长王恩哥院士致欢迎辞，热情欢迎各位与会代表，并简要介绍了北京大学化学学科的发展情况。另有国际纯粹与应用化学联合会主席Mark C. Cesa 博士、中国科学院院长白春礼院士等嘉宾在开幕式上致辞。大会开幕式后分别进行了中国化学会学术颁奖仪式及大会报告。8月5日至8月7日，年会学术分会、专题论坛以及展商展览分别在第二教学楼，理科教学楼和英杰交流中心举行。

对外交流中心于2012年底启动会务筹备工作，2013年3月召开了前期工作会议。在了解到此届年会参会人数众多规模空前，对会议组织方统筹、策划能力要求极高的情况下，对外交流中心五位班子成员形成五元管理协作模式，分别着重负责一方面的工作，集中讨论，高效执行。针对会议可能出现的情况提供多种解决方案和紧急预案。因会议在校内暑期召开，为保证本届年会安全、有序、顺利的进行，为与会者提供及时、便捷、周到的服务，对外交流中心在党办校办、化学与分子工程学院、会议中心的大力支持下，在保卫部，教务部，餐饮中心，动力中心，校园服务中心，现代教育技术中心，计算中心，邱德拔体育馆和校医院等单位的共同协作下，对年会会务工作进行了精心策划，细致安排，用全心全意的责任意识，团结一致的集体智慧和创新高效的组织服务以及多年积累的办会经验为此次历史上规模最大、参会人数最多、会务工作最复杂的全国性会议保驾护航，为此届年会的成功举行尽心尽职贡献力量。

开幕式，规模空前

作为本届年会的关键环节，开幕式无疑是整个会议的重中之重。根据中国化学协会和化学院的对开幕式提出的要求，对外交流中心对开幕式场地进行多次精确测量和设备检测，并提出了多套方案，最终方案确定后完成了对会场的布置、调控、引导指示等大量工作。

正是有了前期的充分准备，当了解到报名参会人数从5000左右上升到超过8000时，中心依然能有条不紊，按部就班的进行及时调整，最大限度的保证了开幕式现场的良好秩序，使每一位参会者得到了合理满意的安排。为了使晚到人员不影响已经听会人员，大会开幕式采取了现场发票的形式。对先到人员优先发放前排票，依次向上，逐层由内部向门口发票。这样不但同行的专家学者可以就近交流，也保证了大会进行中的安全有序，使会场的整体效果达到了最优化。这一凝聚着中心集体智慧的深思熟虑的巧妙方案，在为中心积累经验的同时，为今后的大型会议入场提供了值得借鉴的新形式。

开幕式现场

用餐，挑战极限

除了保证会议和论坛的顺利举行，参会者在校园内的就餐问题也是一个极具挑战性的难题。如何安排就餐时间？如何安抚排队等待情绪？如何用2400个座位招待好7000人的就餐问题？都需要一一进行解决。针对这些看起来难以完成的困难，中心在餐饮中心的大力支持下，多次连同食堂厨师长一道反复琢磨，酝酿最人性化的解决方案，并准备了餐券印制就餐时段、开幕式后播放北大微电影、设立临时休息区等多种紧急预案。

在四天的会议中，就餐压力最大的当属开幕式结束后的午餐。由于中心工作人员和广大志愿者同学的共同努力，即使在暴雨刚刚过后就餐也没有产生预期的大规模拥堵现象。在燕南食堂就餐出现小小拥挤的时候，志愿者同学们及时手举标识牌，耐心疏导参会者。用最短的时间就解决了可能潜伏的大规模拥挤问题。在整个会议期间，曾经最担心的餐饮问题未收到一例相关的抱怨反馈。正是有了防微杜渐，未雨绸缪的负责态度和不怕困难，迎难而上的奉献精神经使得餐饮服务受住了最严峻的考验。让广大参会者在享用北大美食的同时感受到了我们的贴心服务。

 

与会者在农园餐厅有序就餐

会场，星罗棋布

作为全国范围内水平最高的化学界盛会，本届年会的会场规模和展商数量均创历年之最。大会会场分布在邱德拔体育馆、第二教学楼、理科教学共41个会场，不同主题的论坛则在英杰交流中心的7个会场举行。参会展商近90家，英杰交流中心的内部展台，与二教之间的室外展棚以及二教里面的展位星罗棋布。最高峰时，有将近万人同时聆听分会或参观展位，工作难度可想而知。为了保障在远超平时的工作条件下会场的万无一失，交流中心与现代教育技术中心和动力中心通力协助，全面检修了所有会场的设备。从投影、电脑、音响到灯光、电视、空调、电源一一保证了正常运行，为会议的顺利举行提供了有力保障。

各分会现场

各论坛现场

在会场之外，为了使与会者更好的进行学术交流，思想碰撞，大会特设了3200余面墙报进行布置。由于空间所限，一次只能张贴800面，需分4个楼层在4个时间段进行张贴。针对这一需求，交流中心与教务部沟通，提前进入二教楼内搭建墙报板，并在每张墙报板上按规律粘贴墙报编号，最后绘制墙报板分布表印制在会议手册中，由于说明清晰，分布合理，在会议期间，3200面学术墙报分4个时段无误差的进行了展示。另外为了使与会者尽快熟悉北大环境，中心设计制作了300多面统一的标识指引系统，指引系统为与会者顺利找到会议地点和用餐餐厅提供极大的便利。

展商展示、学术墙报展示

大会标识和指引系统

注册，准确高效

作为涉及8000多人的全国学术会议，参会者的注册对会议的承办方是巨大的挑战。注册的顺利与否直接影响着参会者对会议的第一印象和整体评价，更反映了北京大学的会议组织能力。为了给与会者提供高质量的会务服务，交流中心与时俱进，拓展思路，利用在线数据库，一步到位地完成查找编号，打印胸卡，集中领材料等注册手续。实时同步注册情况，使大会组织者在第一时间掌握参会人员详情。为了使效率最大化，中心在同一时间开辟30个注册处，60名志愿者共同服务。此外，每个注册处都准备了备用电脑和非在线数据库，保证设备和网络出现问题时注册工作可以正常进行。在精心的安排和反复的测试后，注册工作经受住了一天6000人的考验。

注册现场

安全、医疗、后勤，全面保障

会场的工作固然重要，会议的后勤保障工作同样不可松懈，甚至难度更高，要求更多。由于与会者众多，安全问题便是头等大事。为了协调好参会者的入校问题，特别是区分开暑期参观游客的进校问题，交流中心多次与保卫部进行沟通和协商，在双方的共同努力下，在学校的东南门设立了会议的专用入口，实现了与会者的快速通道。并顺利解决了展商车辆入校问题，室外展棚搭建安全问题，会场出入口安保问题等任务。为了避免发生因身体不适导致的紧急情况，在会议期间实现了“999”救护车全天待命。 此外，会间每天都有校医院的全科医生在现场随时待命。真正做到了保障有力。

开幕式前安检

会议材料整理装包是后勤工作的重要组成。由于是全国性的盛会，会议资料多达11种，装包总数超过7000袋，如此庞大又非常复杂的工作需要的不仅仅是人力，更重要的认真负责的态度。为了保质保量尽快完成任务，交流中心安排了流水线作业的模式，分配了16个组依次进行。在中心工作人员和志愿者一致的通力合作下，仅用不到半天的时间就完成了此项艰巨的任务。

会议资料准备

为了方便与会者在会场的饮水问题，每天进行至少两次的供应茶水服务。在会议高峰期，仅半天的瓶装水消耗量就超过12000瓶，咖啡的饮用量也有几千杯。为了保证供应及时，交流中心最大限度的抽调服务人员，保证了整个会场所有茶水台不间断供应。

会场茶水台

大会工作人员及志愿者

中国化学会第29届化学年会于8月7日在落下了帷幕，同时也标志着北京大学有史以来自主承办的规模最大的单次会议取得了圆满成功。在会议的筹备举行过程中，在党办校办、化学与分子工程学院和会议中心的协调和支持下，对外交流中心得到了保卫部、教务部、餐饮中心、动力中心、校园服务中心、现代教育技术中心、计算中心、邱德拔体育馆和校医院等校内部门的齐心协作，尤其是得到了化学与分子工程学院广大志愿者同学的无私奉献。交流中心秉持一贯的专业，高效，创新，奉献的精神，精益求精，全力以赴，圆满的完成了本届盛会的会务组织工作，在收获大量宝贵经验的同时，更为师生搭建学术交流平台，进一步提升北京大学在化学领域的影响力。