服务国际华人化学盛会 实践积累提升服务质量 ——对外交流中心服务第16 届国际华人有机化学研讨会和第13届国际华人无机化学研讨会纪实

2023年8月28日至8月30日，由北京大学化学与分子工程学院、北京分子科学国家研究中心主办的第16届国际华人有机化学研讨会和第13届国际华人无机化学研讨会在北京大学圆满举办。8月28日，大会开幕式于百周年纪念讲堂观众厅举行。北京大学张锦副校长出席开幕式并代表学校致辞。来自世界11个国家和地区共计八百余位专家、学者及学生代表参加了本次会议。同时，十余家企业参与了会议现场展览及展示环节。

大会合影

北京大学张锦副校长出席开幕式并代表学校致辞

北京大学对外交流中心承担了本次会议的会务承办服务工作，在会议组织策划、学者报名联络、参会信息整理、现场签到引导、志愿者组织培训、会场布置管理等方面提供支撑保障工作，助力精彩纷呈的学术活动。

 

大会开幕式现场

参会人员信息的沟通、调整、核对及整理是本次会务的重点难点工作之一。由于参会人员众多，信息来源分散，且临近会期人数短期内激增，为保证参会者顺利入住酒店、进入燕园校区及院系园区，并能够在会期内使用临时餐卡前往食堂用餐，交流中心配合酒店、院系、餐饮中心进行了大量细致的数据核对和整理工作，累计进行住宿信息、入校信息、餐卡信息核对超过六千余人次，为研讨会各环节的有序进行提供了保障。

  

化学院分会场及墙报展

自3月底接到承办任务，对外交流中心同化学与分子工程学院积极接洽，根据会议筹备进展和会务需求变化，不断调整工作方案。会议的开幕式、大会报告及八个分会场分别设置于百周年纪念讲堂、燕园校区理科教学楼及化学与分子工程学院园区三处场地。考虑到会场位置分散，中心在实地踏勘各处会场情况后，合理安排引导布置，优化志愿者分工，保障会议期间人流秩序良好。并于讲堂、理科教学楼、化学与分子工程学院分别设置信息咨询台，确保及时为参会者答疑解惑。

 

会议标识及志愿者引导

七月及八月正值学校暑期，却是学术交流活动密集举办时期，对会务的服务保障能力提出了更高要求。交流中心自七月圆满完成参会规模逾千人次的首届全国统计与数据科学联合会议筹备工作，随即进入本次华人国际研讨会的筹备冲刺阶段。交流中心内部优化工作安排，各部门相互配合，人员打通使用，共同坚守在暑期工作一线。

  

会议报到现场及讲堂信息台

本次会议是对外交流中心与会议中心各兄弟单位密切配合、共同保障会议活动顺利举办的又一成功案例。百周年纪念讲堂作为大会开幕式、主旨报告及获奖报告场地，提供了优质的会场服务及舞台效果；中关新园作为大会住宿及宴会指定酒店，提供了温馨的客房及周到的餐饮服务。交流中心与会议中心各兄弟单位同心协力，以热情专业的服务为研讨会顺利举办保驾护航。

 

百周年纪念讲堂大会报告现场

此次会议是对外交流中心三年来再次服务化学领域的一场学术盛会，也是中心在主题教育调研会议会务新需求及重难点工作后的又一成功实践，为中心2023年暑期的系列会务工作画上一个圆满的句号。中心将继续深入贯彻落实主题教育“学思想、强党性、重实践、建新功”总要求，以调查研究促建设，以推动发展见担当，继续保持严谨求实的工作作风，通过实地调研提升服务质量，在不断累积经验中开创新发展篇章，助力推进北大“国际战略年”相关工作，为全校广大师生与国内外学者搭建优质学术交流平台。