对于委托我中心承办的国际/国内会议活动,在委托方的要求与授权下,我们提供会议整体策划及会务组织承办等一站式专业服务,具体如下:

  • 会务策划:根据会议主办方的需求,提出会务策划方案
  • 文件起草:各类会议文件中会务部分的起草
  • 注册系统:与专业技术团队合作开发会议注册系统,实现参会者报名、住宿预订、网络缴费、摘要收集等功能
  • 参会者联络:参会者邮件和电话的咨询回复
  • 签证协助:国际参会者的签证协助,包括签证所需的信息收集和邀请函发放等
  • 会议现场:参会者的现场接待及引导、会议资料的发放
  • 会场设备:按会议特点及要求,做好会议现场布置,包括音响、视频、同传等设备的配备及保障
  • 财务管理:制定会务预算,控制会务成本;注册费收取及相关票据的开具,各项会议费用的收取和支付;会后结算整理及相关财务手续办理
  • 住宿餐饮:根据会议需求选择宾馆和餐厅,提供参会者住宿信息收集整理、入住协调;餐厅菜单把控、宴会现场协调等服务
  • 设计制作:协调会议整体视觉设计制作,包括会议现场宣传元素的设计搭建和会议文件资料设计制作
  • 交通管理:设计并提供交通出行安排,协调车辆,提供贵宾接送机安排
  • 志愿者培训:招募、选拔会务志愿者,提供会前培训,并在活动期间予以指导
  • 其      他:提供摄影摄像、展位搭建、Poster 展示等系列服务