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对外交流中心助力学校举办2016年北京论坛

对外交流中心助力学校举办2016年北京论坛

    金风送爽,秋色宜人,2016年11月4-6日,第十三届北京论坛(2016)如期举行。

    4日上午,论坛在钓鱼台国宾馆芳菲苑隆重开幕。开幕式由北京大学党委书记、校务委员会主任朱善璐主持,联合国秘书长潘基文通过视频向第十三届北京论坛的举行表示祝贺,全国人大常委会副委员长、民主促进会成员严隽琪为本次论坛发来贺信,教育部副部长郝平,北京大学校长林建华分别在开幕式上致辞。接下来的时间里,来自世界各地的300余名学者嘉宾汇聚一堂,论道北京,就“文明的和谐与共同繁荣——互信•合作•共享”这一论坛主题,从古代文明、区域发展、高等教育、国际关系、生态文明、经济全球化等多个角度,探讨文明在促进全球互信合作、资源共享中的重要作用。

开幕式现场

参会嘉宾及代表

    十三个春秋的沉淀,北京论坛的影响力和规模不断扩大,其成功举办离不开国内外各界的大力支持。本届北京论坛对外交流中心继续承担了全部会务工作,对会议进行了精心准备和周密安排,圆满完成了会议注册、会场服务、餐饮住宿、设备搭建、交通引导等一系列工作,为论坛的顺利举办保驾护航。

    对外交流中心承办北京论坛多年,积累了丰富经验,但论坛每年出现的新情况、新变化,依然需要中心工作人员打破思维定式,不断调整工作模式,以适应不同要求,达到最优效果。本届北京论坛筹备与举办期间,恰逢国侨办海外华裔企业家经济研修班以及北京大学和香港理工大学合办的大学社会责任高峰论坛于同期进行;紧接着北京论坛之后,还将迎来中华文化论坛的举办。面对即将举行的多项大型活动,中心项目主管每人都肩负至少两项活动的组织任务,十一假期过后加班成为常态,甚至常常工作至凌晨。活动的集中不仅加大了工作量,亦加剧了工作的复杂程度,会场、交通等事项的安排常有重合之处,尤其是11月3日到7日举办的大学社会责任高峰论坛,与北京论坛形成“会中会”,使得本届北京论坛的整体流程更加复杂化,更加多变。对此,交流中心凭借高效的组织运转机制,充分发挥团队协作,明确分工,各尽其职,使得同时段多项重要会议和接待活动顺利开展,确保了各项工作准确无误。

注册现场


 
分论坛现场


 
茶歇服务


 
会议展板及指引

    优秀的学生志愿团队亦为本次论坛的顺利举办贡献了力量。对外交流中心通过网上招募系统,短时间内完成了招募、面试、录取、培训等工作。通过对招募的志愿者的前期培训,明确了北京论坛的意义与不同志愿岗位的任务要求,在着装、礼仪、工作职责等方面对志愿者进行严格管理,从而确保了志愿者在各个环节恪尽职守、表现出色,为论坛增添了一抹亮丽的风采。

志愿者服务

    论坛筹备与举办过程中,新的移动互联网工具也使用到了工作中,微信和智能手机相结合的新的工作模式,给会务工作带来了信息快速分享的便捷和碎片化信息冲突的挑战,工作人员、志愿者、论坛秘书处分别建立多个微信工作群,一方面实现了信息、数据的及时共享,另一方面也对工作的连续性造成一定困扰。面对这一情况,所有人员协调一致,克服困难,在保证工作专注性的同时,充分发挥新式通讯便捷高效的优势,以顺畅的交流与沟通助力论坛的成功举办。

    本届北京论坛继续得到了学校领导的高度关注,以及校办、国际合作部、宣传部、保卫部、斯坦福中心等校内各部门的共同参与。会议中心更是立足大局,服务学校,统筹资源保障论坛,中关新园、勺园对北京论坛的会务工作密切配合全面保障,从餐饮、住宿、物资运输等各方面提供了有力支持。在各方协作下,对外交流中心秉持一贯的专业、高效、创新、奉献的精神,精益求精,全力以赴,圆满的完成了本届论坛的会务组织工作,为广大专家学者提供了跨文化交流和文明对话的重要平台。

 

 


 
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