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交流中心圆满完成“第三十四届世界艺术史大会”会务承办工作

对外交流中心圆满完成“第三十四届世界艺术史大会”会务承办工作

    2016年9月16日至20日,第三十四届世界艺术史大会在 北京召开。本次大会由国际艺术史学会(CIHA)、中央美术学院、北京大学联合主办,故宫博物院、吴作人国际美术基金会协办,北京大学对外交流中心助力大会承办工作。

    世界艺术史大会被看作文化艺术史界的“奥林匹克”盛会,每4年召开一次,自1873年以来已经举办了33届。经过中国艺术史学会筹委会多年的努力,第三十四届世界艺术史大会在北京召开,这也是该会议143年历程中第一次在亚洲和非西方国家举办。此次大会共吸引了来自世界43个国家和地区逾1000人参会,设有21个分会场,其中11个设在北京大学。

    对外交流中心承担了本次会议的80%以上的会务工作,对大会开幕式、分会场会议、理事会会议、全体成员会议、中秋招待酒会、故宫交流等活动进行了精心准备和周密安排,圆满完成了会议注册、会场服务、校内用餐、交通出行等一系列工作,为北京大学承担超大规模学术会议提供全方位的专业会务策划及后勤保障。

    16号上午,大会开幕式在钓鱼台国宾馆隆重举行。教育部副部长、联合国教科文组织第三十四届大会主席郝平,北京大学党委书记、校务委员会主任朱善璐,世界艺术史大会中方筹委会主任、中央美术学院教授邵大箴,国际艺术史学会主席Ulrich Grossman等出席开幕式并致辞。北京大学副校长李岩松、校长助理王博、历史系教授朱青生等领导出席了开幕式。开幕式上,与会学者代表、东安格利亚大学教授约翰•奥尼恩斯和世界艺术史大会中方筹委会副主任、中央美术学院院长范迪安教授分别发表开幕演讲。9月16日下午至17日,分会场会议在北京大学英杰交流中心和理科五号楼的11个分会场顺利展开,数百位艺术史领域的著名专家学者为广大师生、各界听众展示了国际前沿学术成果,提供了一场艺术史的盛宴。9月20日上午,第三十四届世界艺术史大会圆满落幕。


 
开幕式现场

    对外交流中心今年8月份刚刚接到大会筹备任务,只有短短40多天的筹备时间,会期又恰逢中秋假期,进一步压缩了工作时间,增大了工作强度;此外,因此次大会为北京大学与中央美术学院两校合办,不确定因素多,许多重大事项较晚才协调一致,给会务工作造成了更大的挑战。面对“时间紧、任务重”的巨大压力,中心凭借多年积累的丰富办会经验,充分调动整合校内资源,在短时间内把控关键问题,对会务工作进行了精心策划、细致安排。

    本次大会参会人数众多、类型多样,对此,对外交流中心在第一时间根据参会人员类型、国别与宾馆安排的不同,发送了十个不同版本的通知,提供了住宿、交通、会议注册等一系列关键信息。中心工作人员常常一天收发上百封邮件,进行通知传达与原始信息收集,并对参会人员的名单与信息进行反复核对。正是由于前期信息工作的及时有效,为整体会务安排奠定了基础,从而确保了后续工作的顺利展开。

 
  
注册现场

    此次会议环节多,涉及场地多,会议活动先后包括:湖心岛举办的捐赠仪式、临湖轩举办的CIHA理事会及全体成员会议、塞克勒博物馆上演中秋节招待酒会暨小型画展、钓鱼台国宾馆举行的开幕式、以及分布在英杰交流中心和理科五号楼的11个分会场、还有故宫举行的学术报告及招待会等。对外交流中心根据会议需要,对各个会场的会场布置、展台布置、设施设备调试、会议流程确认、同声传译安排、会间茶点、秩序引导等会议服务方面都作了精心安排,确保了大会的有序进行。

    另外本次会议大巴和专车需求数量大、变动多。繁琐而细致的专车安排以及车辆入校停放、人员上下车引导等关键问题,对外交流中心与保卫部通力配合,一一妥善安排解决。对于故宫交流活动以及不良天气下的交通问题,中心都作了充分的预案准备,确保了参会代表的顺利出行。由于此次大会社会关注度大,各界人士参与热情高,在学校实行人数限制和交通管制的前提下,对外交流中心多次与保卫部进行沟通和协商,相互配合,保障了会场秩序以及与车辆的顺利出入。

    在校内就餐方面,特意将代表午餐时间安排在12:30-13:30的用餐高峰期之后,并在食堂门口、用餐入口与出口处安排多名工作人员与志愿者手持标识牌进行疏导,从而避免了拥堵,让参会者在享用北大美食的同时感受到了贴心的服务。

 

开幕式场地服务

 
  
交通引导

 

 
  
会议指示牌

 

 
     
分会场


 
茶歇服务

    此次大会是迎接北京大学120周年校庆系列活动之一,会议的筹备与举办得到了学校领导的高度关注,以及校办、历史系、保卫部、国际合作部、北京大学基金会、餐饮中心等校内多部门的积极配合。会议中心更是对本次会议予以高度重视和支持,适逢中秋假期,抽调兄弟单位中关新园人员和车辆对会议物资运输进行全面保障。在各方鼎力支持下,对外交流中心秉持一贯的专业、高效、创新、奉献的精神,精益求精,全力以赴,圆满的完成了本届盛会的会务组织工作。

 


 


 
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