北京大学对外交流中心 > 首页 > 国际会议承办 > 会议回顾 > 正文
 
相关服务
正在承办的会议
精彩回顾
活动图片
 
 

 

对外交流中心圆满完成“第七届全国配位化学会”承办任务

对外交流中心圆满完成“第七届全国配位化学会”承办任务

    2013年7月28-31日,对外交流中心圆满完成了“第七届全国配位化学会”的承办任务。该会议由中国化学会和国家自然科学基金委员会化学科学部主办,北京大学化学与分子工程学院、北京分子科学国家实验室(筹)和稀土材料化学及应用国家重点实验室承办。会议以“配合物的新功能”为主题,旨在促进中国配位化学研究的发展和创新。会议邀请到国内外相关领域的知名学者、院士,在会场做出了精彩报告。中国化学会理事长姚建年院士,北京大学王杰副校长参加开幕式并致辞。会议还采用了主题报告、分会邀请报告、口头报告和墙报等多种形式,相关企业和科研所也参与了交流。

大会开幕式现场


    本次会议规模高达1400人,是北京大学举办的超大型会议之一。会议连续4天在校园内召开,涉及到3个注册地点、8个分会场以及学校教室、餐饮、住宿及保卫等各相关部门的统一协调。交流中心倾全体之力,从去年10月份开始会议筹备工作,终于在7月31日将会议承办工作圆满完成,并取得了主办方及参会代表的高度赞誉。


    本次会议规模大、层次高,对中心的承办工作带来了新的挑战,中心也因此取得了几个工作“之最”。首先,交流中心经历了最具挑战性场地安排及布置。由于暑期百周年纪念讲堂进行装修,经过多次研究,中心最终建议主办方将开幕式会场定在邱德拔体育馆主赛场。与召开赛事或开学毕业典礼不同,这是邱德拔体育馆第一次被用于学术研讨场所。为此,中心领导多次带领同事们对邱德拔会场进行了全面细致的实地考察,在体育馆工作人员的配合下,对场馆设施、技术设备、细节配置进行了反复测量和研究,终于成功研讨出一套可行方案。为慎重起见,交流中心还计划了另一套应急方案。辛苦的付出带来了丰硕的成果7月29日,大会在邱德拔体育馆隆重开幕。开幕式上,巨幅背景板为会议增添了强烈的学术氛围,而超大尺寸的幕布、6500流明的全新投影仪、高水平的音响设置,为所有代表全面、清晰地展示了大会报告人的学术成果。

大会注册现场


    本次会议,交流中心还取得了最惊人的现场注册效率。面对来自中国大陆、香港、澳门、台湾两岸四地及美国、英国、日本韩国、新加坡、加拿大、瑞典等七个国家的1400余位代表,交流中心的工作团队在会前反复模拟、完善注册流程,对会议注册工作进行了充足的准备。7月28日下午1点到6点半,短短5个半小时,在高效的团队合作和专业的技术支撑下,交流中心由7个工作人员带领若干名学生志愿者成功完成了1012人的注册工作。从编号查询、信息核对、缴费到资料发放,每个环节都有条不紊,简洁高效,大量节省了参会代表的等待时间,让他们对会议留下了良好的第一印象。


    同时,交流中心在会议期间提供了最高端的设备支持。在本次会议中,主题报告每个半天要分别在2个会场进行,之后再到会场进行讨论。由于主题报告会场容量有限,为了让更多代表能够直观地听到主题报告,交流中心对共5个主题报告环节完成了全程摄像,并将视频同步投放到其他分会场。这是一个复杂但需要精准设置的技术工程,交流中心在挑战面前迎难而上,有效解决了所有难题,转播分会场的视频、音响效果同主会场相比毫不逊色,使得主题报告取得了圆满成功,也为今后利用小会场容纳大规模会议提出了一个新的解决方案。

展览展位现场

    除会场、设备、注册等环节外,交流中心也成功攻克了其他难题,如1400名代表同时在农园一层用餐的疏通引导,800余份墙报的布置安排等。由于暑假期间,北京住宿情况比较紧张,为确保会议期间代表们能顺利入住,中心与北大周边的三个宾馆同时签署了相关协议,协调代表们的入住日期和房型,解决代表们在入住时遇到的所有问题。其中特别得到了兄弟单位中关新园的大力支持和配合,为会议代表提供了周到细致的服务。


    本届配位化学会的成功举办有助于推动我国配位化学领域的发展,展示北大在该研究领域取得的成绩,增进同行间的学术交流,加强协同创新。而作为这样高水平大规模的学术会议的承办方,北京大学对外交流中心根据会议主办方的需求,结合专业的承办经验,准确估计了千人会议的工作难度和重点,提出了切实可行的工作方案和突发问题预案,精确有效地把控现场,使得本次会议最终取得了圆满的成功。

 

 

 

 
版权所有 北京大学对外交流中心
地址:北京市颐和园路5号北京大学英杰交流中心 邮政编码:100871
联系电话:+86-10-62751245 管理员信箱:oec238b@pku.edu.cn
友情链接