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从北大通往世界

从北大通往世界
——北京大学对外交流中心二十年历程回顾
校报记者  李倩

    去哪里听总统演讲?北京论坛会场怎么走?世界大学生模拟联合国大会在哪开?如果你置身北京大学,这些问题很可能指向同一个答案——英杰交流中心。辉煌的会议大厅、一流的会场服务、频频举办的国内外学术会议与外事活动,使英杰已然成为北大通往世界的舞台。


    对于很多人来说,“英杰”的名气要比“对外交流中心”大得多。然而人们并不熟悉的是,“对外交流中心”才是英杰这块金字招牌的锻造者。


                                                                      白手起家
    “对外交流中心是为适应北大创建世界一流大学的需要而发展起来的,它是在北大走向世界一流的进程中成长到今天的。”北大会议中心主任范强说。


    20年前,随着改革开放掀起对外交流的热潮,北大逐渐受到世界瞩目,很多人都想来看看,却苦无途径。
当时主管外事的副校长罗豪才找到陈振亚,对他说:“你做两件事,一是接待好来北大参观访问的人;二是办好国际会议,满足国外与北大合作会议的需求。”1993年,对外交流中心应运而生,负责会议承办、活动组织与外事接待,当时属于国际合作部。


    1999年,对外交流中心迎来一个重要契机。一方面,学校进行机构改革,对外交流中心从国际合作部独立出来,成为“自负盈亏、独立核算”的单位;另一方面,中心争取到了自己的扎根之地——英杰大楼。


    不过,不比今日的富丽堂皇,当年,英杰大楼只是一片等待开发的白墙灰瓦。


    “一定要把这3000平方米的场地好好利用。”一切从零,百业待兴。面对空荡荡的英杰大楼,时任中心主任的陈振亚喜忧参半。由于改制,中心“自己赚钱养自己”,可英杰大楼里仅中央空调就要花几十万。如果无法盈利,中心可能连工资都发不出。“有钱的时候要想到没钱时咋办。”罗豪才善意地提醒。

    “白手起家”说来容易做来难。最初,英杰楼内除了中心还有其他十几个单位,由于没有隔音设备,一楼阳光大厅开会,二楼三楼师生深受噪音之害。有一次,为表抗议,三楼的学生甚至集体敲振暖气片。

    “最初那几年,我真的非常担心交流中心会站不起来、站不稳或站不久。”回忆往事,陈振亚十分感慨。


     因为资金紧张,中心只能边运营,边积累,一点点挣,再一点点地投进去。为了采购一批灯具,工作人员专门跑到中山古镇,把中心自己设计的灯具画出来进行订制,短短两天的行程,就以3万元的价格采购到北京市场上要价13万的吊灯。


    “要做到花单位的钱比花自己的钱还心疼,别在乎别人说你像只铁公鸡。”这是陈振亚控制设施成本的体会。

    如今,陈振亚已卸任中心主任一职,可“把钱花在刀刃上”这一优良传统却得到继承发扬。中心常用的绿色扶手椅,看起来还很新,其实都用了十几年了,对外交流中心副主任宋玉兰笑称:“想更新升级了,它就是不坏,秘诀就是小问题、早检修”。

    多年来,本着经济适用的原则,交流中心增添、替换了无数硬件设施。经过装隔音板、封闭楼梯走廊、改造墙面,中心与其他单位相互干扰的问题终于解决。

                                                                      我搭台,您唱戏
    说到对外交流中心的工作,永远离不开一个关键词——会议。2000年,对外交流中心作为一个单位正式加入北大会议中心

    “社会上大量会议中心是一个建筑的概念,是对外交流中心的加入,让北大会议中心真正成为能自己办会的‘会议’中心。”范强说。

    国际会议是学术交流的重要途径,然而组织会议并不轻松,会议策划、接待、住宿、会场服务,甚至语言沟通等等,都需要耗费大量精力。

    “以前我自己组织会议,整整一年时间在忙碌,严重影响了我的科研和教学。”这不仅是北大数学科学学院胡德焜老师一个人的困扰。市场上大部分会议公司只提供会议期间的服务,这让学者们头疼不已。

    为解除教授们的后顾之忧,对外交流中心提出“一站式”服务,负责承接学术以外的一切事务性工作,从整体策划到代表联络全权负责。

    “我搭台,您唱戏”,中心的人员常常这样形容自己的工作。


    然而,不同于其他高校内设机构,对外交流中心无法依赖学校财政,没有经济利益就不能生存;另一方面,它也不能像企业一样肆意逐利,作为学校的一员,它必须注重社会效益。


    如何兼顾经济效益与社会效益?这是中心始终无法回避的问题。

    为了营造良好的学术环境,中心几乎婉言谢绝了所有高利润的商业娱乐活动,而对于学校的重要活动,中心会不计成本,全力以赴。中心甚至承办过一个只有300元费用的会议。


    即使是“赔本”也要坚持社会效益——这就是中心交出的答卷。


    2001年,70岁高龄的北大生物系教授顾孝城找到交流中心,希望举办一次国际会议,将一大批20年前从北大出国留学、现为顶级生物学家的学者请到北大讲学。但她只有5万元经费,而会议预算高达48万。当时中心正是缺钱的时候,却毅然接受了顾老师的请求。原因无他,只是因为中心觉得这是一件有价值、有意义的事情。幸运的是,会议非常成功,顾老师最后也找到了50万赞助,为表感谢,她将多余的钱全部捐给了中心。


    “我不认为社会效益就是免费和亏损。眼睛只盯着钱不一定就有钱赚。坚持社会效益,我们的路才能走得更宽更远。”对于社会效益,陈振亚有着自己的理解。事实上,后来的国际电化学会议、北京论坛、全国地质大会主办方都曾在会议结束后,主动给中心增加费用。


    赠人玫瑰,手有余香。尽管在无数的会议报道中,几乎从没提到过对外交流中心,但中心的口碑已经传开,“到英杰开会我们省心、放心。”

                                                                       六星级服务
    “对外交流中心有中坚的骨干、可爱的员工、清正的氛围,用超乎寻常的执着、虔诚和敬畏之心对待工作。”范强这样评价对外交流中心。

    中心的核心团队总共才十余人,且都精通一门外语,其中4人通过英语专业八级。这个小小团队,20年来承办组织了500多场国际会议,近300个海外研修项目,接待几十万人,往来英文邮件的交流、收发,外事人员的接待,与国际合作者的策划协商,中心的团队游刃有余,真正当得上“小而精”三个字。

    对外交流中心承办活动,常常代表的是国家的形象、北大的形象,大家深知,中心的口碑来之不易,毁掉却只需要一次失误这份荣誉感,让他们对自己的工作分外用心。


    “我们一直致力于提供‘服务于客人开口之前’的六星级服务。”对外交流中心副主任宋玉兰说,在中心,只要看到有证书,工作人员就主动准备颁奖音乐;会议开始前如果还有空位,他们也会贴心地提醒主办方撤掉椅子、避免尴尬。在英杰你几乎看不到一个闲人,大家都把这里当成自己的家去打理。


    “有句话叫‘上得了厅堂,下得了厨房’,到我们交流中心可以改为‘接得了总统,修得了马桶。’”对外交流中心现任主任李榕笑着说。


                                                                     与时代共进步
    回顾不是目的,未来才是方向。

    曾经阳光一强烈就无法看清的PPT幕布,已经换上更先进的LED屏;考虑到国外宾客不习惯携带现金,中心还贴心地开通了全球信用卡的网上支付功能。


    “社会发展环境决定了我们的事业具有世界性、时代性的特点。”李榕说。


    如今,中心的对外工作主要包括两个方面:一是通过学术交流、短期研修等民间外交的方式,服务、支持和弥补学校甚至国家的外事外交工作的需要。二是学术会议和学术活动的组织承办,为学校的前沿学术交流提供支持。


    “我们的很多学术会议和重大活动都向学生开放,我们的初衷也是想让同学们过来看会、有机会参与最前沿的交流。”交流中心副主任王颖说。


    对外交流中心的服务早已不局限于英杰大楼,他们活跃在学校的各个重大场合。像刚刚结束的第七届全国配位化学学术会议经过精心策划,中心在邱德拔体育馆营造出理想的学术氛围。


    “对外交流中心的责任就是满足北大与外部世界互动交流的需求。”李榕说。


    没有完美,只有创新和进步,这是对外交流中心20年如一日的追求。每年,无数国际政要、学术大师、青年才俊在此交融碰撞,但海量的活动记录中,中心没有一次失误,更没有一次失败。秘诀在哪里?陈振亚的话或许是一个很好的注解:“我们每一次都像第一次承办会议一样认真。”

    转眼,对外交流中心已经成立20周年。

    正如范强所说:“20年来,技术手段进步,团队专业化能力增强,办会整体水平提高,交流中心的每一步都是扎实的。”

    一路走来,对外交流中心从无到有、从小到大,本着“责任(DUTY),奉献(DEVOTION),精品(DELICACY),发展(DEVELOPMENT),梦想(DREAM)”的5D精神,内外兼修、全情投入,为北大通往世界搭建绚丽舞台。


    “中心马上要承办一个化学学术会议,规模有5000人。”李榕告诉我们。

    时代在进步,对外交流中心也从未停步。20年,一切才刚刚开始。

 

 

 

 
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