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国际学术交流平台后的精彩

国际学术交流平台后的精彩
-对外交流中心成立二十周年的思考与启示

    1993-2013,对外交流中心已经成功走过20年的风风雨雨,从创建时的艰辛到发展时的坚持,中心一直秉承为北京大学的教学科研服务,为广大的在校师生服务的宗旨,一步一个脚印,创造性的走出了一条具有北大特色的全方位为国际重大学术会议及交流活动提供策划承办、组织安排的特色服务道路。加入会议中心后,交流中心更是与其他兄弟单位一起,成功的实现了独立核算,自负盈亏,实行企业化管理的集多种功能于一身的专业化服务实体运营,在校内创出自己的品牌,并为国内各高校相似机构提供了可参考的范例。


    2004年,我很幸运的加入了交流中心,虽然遗憾没有参与到中心初创的10年艰苦建设中,但是身处于中心快速发展的第二个10年里,见证了中心的不断进步和提升,成为学校凡是重大国际学术交流活动中必不可少的承办及接待单位之一,“英杰”品牌逐步叫响,作为中心的一员并能为今天中心这些成绩付出一点点自己汗水,我深感骄傲与自豪。同时也正是在中心这近10年的时间里,自己从一名普通的应届毕业生逐步成长起来,中心成为带我进入自己人生中一个更高和更加重要平台的领路人。


    中心顺利平稳的运行了20年,不仅得益于从初创起学校给予的信任与重视,更得益于长久以来一直坚持的信念与文化,这也是经过中心的每一位成员不断传承和发展起来的,更为中心的明天指明了前进的道路.

    一.使命感
    交流中心的创建主要是为了满足北京大学日益增加的对外交流任务。随着学校创建世界一流大学的发展规划逐步推进,以国际会议为平台的学术交流活动变得尤为重要,因为一方面在我校举办国际会议可以很好的提高我校专家学者在国际学术界的声望和地位,同时集中了大批国际尖端研究成果的会议也可以成为我校学生学习和实践以及增加海外交流经验的宝贵机会。另一方面,由于北大在国内高等教育界的地位,众多慕名而来的海外团体希望通过参观拜访或研修学习等多种非官方形式来了解学校并与学校交流,这无非为提升学校的国际知名度和积累校友资源提供了极好的机会。


    20年来,交流中心一直坚持以学校在国际交流中的需求为己任,不断强化自身涉外服务的水平,在国际会议承办过程中,真正把学校的知名专家学者从繁琐的会议事务性工作中解脱出来,使其可以专心做好科研以及会议学术组织工作。同时中心一直将接待每一批来校访问的海外宾客作为宣传北大精神,传播中华文化的好机会,力求让每一位客人满意,从点滴积累,提升和扩大学校的国际影响力。另外,为了创建与一流大学相匹配的高档次活动接待场所,中心不断利用自身积累,把原英杰交流中心按照教室及实验室标准建立的场所逐步改造及翻新成为一个适合于各种类型会议及活动的高级别标准的会议场地,同时提供了全面及优质的配套服务。为学校高级别的接待任务提供了优质的保障。


    肩负着使命,也就有了方向和动力,特别是面对困难时,中心毫不犹豫,迎难而上。04年,当模拟联合国概念在广大国人面前还只停留在字面意思的时候,中心接到了以北大为主导筹办全国中学生模拟联合国活动的任务,会议程序不熟、经费不足、关键是如何调动没有任何模联经历的广大内地中学的参与积极性并让其在短时间内培养适合参会的学生等等这些难题一时间困住了所有人。可是模拟联合国活动在欧美国家的大中学校早已开展了几十年,培养了大批优秀的了解国际实事的联合国人才,可中国特别是在中国的中学生还没有任何了解,这次活动是能为中国培养优秀的联合国人才的机会,作为先进思潮的引领者,北大责无旁贷,不仅必定要做而且要做好!中心正式为了这个信念没有畏惧,积极承担起模联的所有策划组织工作,因为这次会议的学术主办者仅仅是几个没有任何办会经验的北大的学生。学习会议流程、创造适合内地中学的参会模式、一个个电话传真邀请参会,多次中学老师的模拟培训会,就这样,第一届中学生模联会成功了,接着第二届,第三届…第五届,参会人数从300人升到了800人,模联活动也就此在全国中学范围内广泛而热烈的开展了起来,许多优秀的中学生因为参加了北大的模联最终选择来到北大上学或者是模联的经历帮助让他们进入了海外知名的学府。更重要的是,中国未来联合国的席位上有了更多受了系统训练并经验丰富的外交人才。

    二.责任心
    “活动交给你们,我就放心了”,“你们不仅专业而且敬业”,这也许是在中心在会议承办中能听到的最多的评价。因为在中心工作,最首要的要求就是一份责任心,对工作的责任和对自己的责任。中心每一次接到项目就如同给了客户一个“我们必定尽力做好”的承诺,有许多时候因为客户没有经验,可能根本没有提出需求,可是中心已经帮助其做到了,例如每一次会议用餐,中心都会不计繁琐的为每一餐测算、统计用餐人数,力争把用餐浪费减到最少,可这往往都是主办单位没有过严要求的,因为不可预估性实在很大。中心就是这样,客人给予信任,中心则回报以超过100%的责任,也因此为中心赢得了认可和良好的口碑。


    责任不仅仅对客人,还对于每一位在中心工作的员工。安居才能乐业,中心领导一直要求,新员工上班前一定要为其收拾好工位、准备好电脑、文具;需要住宿的员工,一定会为其购买新的被褥及生活必须品,让新员工进入中心第一天就感觉到中心对自己的一份责任。同时中心在多年的经营管理中,一直特别注意经济效益和社会利益的相结合,创造社会利益的同时也同样抓好经济利益的增加,因为只有良好的经济效益的保证,通俗说是不怕发不出工资,才能给所有在此工作的员工以最大安全感和保障。


    三.重服务
    从中心创建的第一天起,虽然工作有相似类型,但是中心还是不同于学校的外事行政部门,提供“高品质的涉外服务”一直是中心给自己工作的定位和要求。由于北京大学的知名度与影响力,给校内的许多服务机构带来了丰富的机会和较少的竞争,可也同时带来了提升的惰性和发展的局限,可毕竟服务部门是学校对外的窗口,也是学校的一部分,以承办国际学术会议为例,来参会的国际客人也许还没来得及感受北大科研方面的丰硕成果,第一感觉是前期会务邮件回复的效率和准确性,代表踏入校门第一面接触的是会议注册人员,我们的工作人员办事是否高效,接待是否热情,往往可以给宾客对于北大重要的第一印象。也正是因为自己代表着北大,在外宾面前还代表着中国,中心从没有放松对服务意识的要求,把不论是主办方或者是参会来宾的需求与意见都当做是最重要的事来做,用谦和与耐心的态度,从客人的角度出发,满足或者尽力满足客人的需求,例如刚刚组织的又一个过千人的“全国配位化学会”,因为人数众多,分会主题多,又一次需要利用学校的现有资源来办会,为了能把邱德拔体育馆和理科教学楼,中心的工作人员基本快把两个场地进行了全面丈量和测试,观众席怎么开放,场地席怎么摆,多少桌椅?理科教学楼如何实现现场视频直播?展位墙展怎么摆…等等,这些都仅仅是主办方的一个简单的要求,我们就利用无数次的现场实践与策划,给出了一个最好的解决方案,很多时候我们都能看到校内其他院系自主的活动策划都是仿照中心曾经举办的活动来模仿的。我们真正是用服务的品质,让主办方感受到“他们是专业的!”


    同时从细微处见真知,也是中心重视服务的有一个体现。正如我第一次来到中心被中心从服务人员的专业到硬件设施的优良所感动一样,我们对于每一位来北大交流访问的学者和学生都体验到一样的细致入微的服务。这也是一个品质的保证,就如同许多日本制造的物品那样,所有细微的环节都做得十分周道,正式因为其生产过程的严苛和精益求精,所以后来只要是提到日本制造就给人十分相信和放心的感觉。例如我们接待的所有海外团队,特别是不止一次到京的团队,每一届接待过程中细节我们都会记录在案,包括每一次出行准确时间,每一餐饭具体菜单,甚至于领队的生日,只要是能为下一期带来帮助的,我们都会给与重视,并在第二年操作过程中加以延续或者注意改良,即使项目负责人更替了,但品质不会有任何改变,这也是交流中心一直良好口碑和品牌的保证。让每位来访的客人,即使来过许多次,依旧感觉的“这不愧是北大”!

    四.精用人
    中心发展了20年,经济效益一直在不断的增加,不过中心的人员构成却一直本着少而精,一专多能的用人原则。不仅让每位员工在工作岗位中充分挖掘自己各方面潜能,实现价值,找到工作中的成就感,而且避免了企业快速发展中人员激增,岗位虚设,冗赘和人员浪费的现象,从中心的角度来开,少而精的用人方式,提高了工作效率与此同时也极大的节约了人员的成本。从员工发展的角度上来看,给予员工更多机会,学习和展示自己多方面才能,同时因为工作效率的提升能给自己带来更好的福利和待遇,这应该是员工们获得自己工作成就感和较高工作汇报的一种机会和方式。所以在这种模式下,中心稳定了人员的流动性,特别是骨干员工,给与了更多机会和平台。同时中心在工作安排上也运用了主导与辅助相结合,长期与临时相结合的方式,既满足了每个项目的项目负责制,有人主导及贯穿主线,又解决了大项目人手不足的问题。例如每个会议项目主要由一位主管负责,可以全面沟通会议每一个方面的进程,同时在会期临近时,又有其他主管加入专项负责某一模块的工作,如果会议规模更大,负责专项模块的主管又会继续带领一些学生助理来辅助完成所有工作。这样在充分提高效率的同时还解决了各模块之间没有相互配合或者都被忽略的三角地带工作,而且这种模式也为每一位主管都带来了作为某一个项目领导者,锻炼领导能力,提升自己的机会。

    五.俭持家
    虽然中心在这10年发展中创造了良好的经济效益,但是勤俭持家的作风丝毫没有减少。任何一次中心大型采购,都力求货比三家,在采买前期做好充足的探访和了解工作,有时候甚至是中心领导到京外货源地直接进货,中心采购的货品往往是最物美价廉的。在中心倡导的绿色文化,减少不必要的纸张等日常消费物品,中心的每一位成员都会自觉地注意减少浪费,更加注意保养许多固定物资,以减少因保养不当带来的维修或损坏。

    六.勤创新
    没有创新就没有进步,中心一直注重工作中新方法,新技巧以及新的模式的运用。在04年我到中心工作时,会议通知还是依靠传统的邮寄方式,所有数据依靠人工手动录入,每次注册还是依靠打印表格现场查找,不仅效率低而且错误率大。随着互联网技术的成熟,中心开发了自己的网上注册,提交论文以及交费系统,同时在现场注册时候用计算机联网,不仅及时的迎合了国际大型会议的注册网上交费需求,更极大的加快了数据统计速度。目前在此基础上,中心还在开发新一代更先进的网络注册及现场注册系统。

    七.执行强
    高效率是中心工作的另一大特点和要求,这不仅仅是由于中心扁平的组织机构,让每一个新的想法和计划能在最短的时间里完成审核和批准,同时也在较强的执行力的促动下在规定时间内完成。例如中心几次大型装修,没有一次因为方案的拖延或者是物资的不到位而拖延,这在所有大型工程项目中施工中极其少见的。在会议和团队项目中,往往主办方一个需求,中心工作人员在第一时间已经做出反应和调整,可有时候竟然因为效率太高,主办方事后又想调整回来后就给我们的工作造成了一定的困扰,经过讨论,后来关于主办方每一次变化,我们都给与其一定的意见,帮助其分析利弊,最终做出一个稳妥的解决方案后在执行,我们把以往只要求速度的执行变为准求稳妥和可操作性的执行,同时也把工作的主动性掌握在自己手里,真正在整个会议安排过程中体现我们的专业价值。强而稳妥的执行力和高的工作效率也是中心一直快速前行的保障。

    八.乐家园
   “快乐工作,快乐生活”一直是中心所倡导又一重要的企业文化,正如中心服务人员的微笑给了每位来访客人温暖一样,在中心工作,虽然有时候压力很大,任务很重,但是一个善于讲笑话并能与大家打成一片的领导,一个团结互助高效的团队,在面对所有困难的时候全中心并不会产生任何压抑的感觉,往往都能以一种积极乐观的态度来处理。应该说所有的困难,都是大家一起在笑声和汗水中共同面对和克服的。同时中心极力为大家打造了一个舒适优雅的工作环境,例如工作之余可供休闲的文化长廊,办公室几次翻修,为住宿职员做了宿舍隔断保证其独立生活空间等等。另外中心定期的集体文体活动,棋牌大赛,乒乓球羽毛球赛,集体出游等等都为在这里工作的每一位员工创造了一个舒适的生活环境和轻松活泼的环境,让每位员工都能有一个更好的状态投入工作。

    回顾中心发展20年的历史和我在中心成长10年的过程中,中心的坚持与努力促进了校内外良好的口碑,创造了重责任与专业强的品牌,为中心带来了很好的社会与经济效益,同时也为在此工作的员工创造了舒适轻松的工作环境和学习上升的空间。在未来的日子里,我们依然会更坚定的行走在路上,我们依然会怀抱我们的梦想披荆斩棘,不论前方有多少坎坷和艰辛,我们始终有理由相信更美好的风景一定在前方!

 

 


  

 
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